Cara Menangani Komplain Pelanggan

Sikap pelanggan terkadang bila tidak puas, mereka akan dengan segera menghubungimu dan meminta pertanggungjawaban dari atas apa yang mereka beli tidak sesuai dengan harapanya. Tapi sisi positifnya berkat kritik dan komplain pelanggan, kita akan tahu produk dan jenis layanan seperti apa yang harus kamu kembangkan.

Cara Menangani Komplain Pelanggan

1. Jadilah Pendengar yang Baik untuk Meredakan Emosi Pelanggan
   Ketika pelanggan melakukan komplain, maka hal pertama yang mereka inginkan adalah agar keluhan dan pendapat mereka didengarkan. Beberapa pelanggan memiliki cara yang berbeda- beda dalam menyampaikan keluhanya. Ada yang biasa saja dan cenderung melankolis, tapi ada juga yang berapi- api dan berlebihan. Dengan menjadi pendengar yang baik, maka Anda telah berusaha untuk menenangkan emosi pelanggan. Di tahap ini, Anda jangan menyangkal, membantah, ngeles atau memotong pembicaraan mereka terlebih dahulu. Biarkan mereka berbicara sampai tuntas.
2. Tunjukkan Empati
   Meskipu belum tentu itu semua kesalahan produk dan layanan dari bisnis Anda, tetaplah tunjukkan empati sewajarnya. Ajak mereka berkomunikasi dengan lemah lembut dan minta maaf lah jika memang ada yang keliru terhadap layanan Anda. Bahkan sekalipun kekeliruan sebetulnya tidak ada pada layanan dan produk bisnis Anda, meminta maaf dan senyum adalah senjata ampuh untuk menunjukkan kepada pelanggan bahwa kita berada di pihak mereka.
3. Segera Berikan Solusi yang Cerdas dan Tepat
   Ketika pelanggan mulai mereda emosinya, selanjutnya tawarkan lah beberapa solusi untuk permasalahan yang mereka hadapi. Jangan menyalahkan pelanggan secara terang- terangan, tugas Anda adalah berada di pihak mereka. Anda harus tetap tenang dan memberikan mereka solusi yang cerdas dan terbaik, sehingga kedua belah pihak merasa saling diuntungkan dan kepercayaan pelanggan terhadap bisnis Anda kembali seperti sedia kala.
4. Ambil Keberanian untuk Bertanggung Jawab atas Komplain
   Misalnya komplain tersebut sebetulnya ditujukan ke staff lain, jangan langsung mengarahkan pelanggan untuk menuju staff tersebut dengan dalih itu bukan tanggung jawab Anda. Hal ini justru dapat menimbulkan kesan negatif bahwa bisnis Anda bekerja secara individual dan tidak mendengarkan pelanggan secara serius. Ambil alih lah kesalahan tersebut, dengarkan dan berikan solusi yang terbaik. Selanjutnya, baru Anda meneruskan informasi komplain tersebut ke staff yang bersangkutan. Tindakan ini juga dapat menjadi tolak ukur profesionalitas bisnis Anda.
5. Lakukan Tindakan untuk Mengobat Kekecewaan Pelanggan
   Meskipun Anda telah memberikan solusi yang terbaik untuk pelanggan, jika dirasa perlu, maka tawarkan paket khusus dan hadiah gratis untuk produk tertentu, voucher diskon atau diganti produknya dengan yang lebih baik. Ini hampir sama dengan point nomor #3 tadi, namun sifatnya sebetulnya adalah tambahan ketika solusi yang terbaik untuk pelanggan telah diberikan.
6. Bersikaplah Luwes, Jangan Kaku
   Banyak orang yang berubah menjadi kaku dan grogi ketika menhadapi pelanggan yang sedang melakukan komplain. Sikap kaku seperti ini padahal dapat memicu perasaan kurang lega di hati pelanggan. Untuk menghindari hal seperti, maka posisikanlah mereka sebagai sahabat atau saudara yang membutuhkan perhatian kita, sehingga kita dapat lebih luwes, tenang dan santai ketika berhadapan. Bayangkan seandainya Anda di posisi mereka, tentu Anda ingin diberikan kenyamanan dan senyum hangat, bukan? Maka lakukan lah hal tersebut.
7. Catat Semua Komplain sebagai Bahan Evaluasi
   Komplain adalah salah satu komponen penting untuk meningkatkan layanan bisnis kita kepada pelanggan. Ambilah komplain tersebut sebagai hal yang serius, sehingga Anda dat menghindari komplain yang samat berulang kali. Catat semua komplain tersebut dan jadikan sebagai bahan evaluasi untuk meningkatkan kualitas produk dan layanan yang Anda jual. Peningkatkan kualitas, inovasi dan perbaikan juga merupakan kunci suksesnya sebuah bisnis. Jadi, jangan lupakan ini ya!
8. Berdayakan Semua Karyawan untuk Dapat Mengatasi Komplain dengan Baik
   Di dalam bisnis, meningkatkan pelayanan dan kualitas adalah hal yang sangat penting agar pelanggan tetap setia dan bisnis dapat berkembang dengan baik. Maka dari itu, jika bisnis Anda sudah memiliki karyawan dan cukup besar, penting sekali agar setiap karyawan yang berkaitan dengan pelayanan dan produk agar memiliki kemampuan untuk memproses dan mengatasi komplain dari pelanggan.

 

Sekian penjelasan artikel tentang?cara?menangani komplain pelanggan.?Tanganilah komplain pelanggan secara serius. Berikan yang terbaik untuk menjadikan pelanggan Anda puas terhadap suara yang mereka keluarkan. Biar bagiamanapun, kepercayaan pelanggan terhadap diri Anda dan perusahaan merupakan hal yang terpenting. Dan kepercayaan tersebut dapat rusak dan hilang dengan mudah hanya karena kekecewaan pelanggan terhadap produk dan layanan yang kita berikan.

Silakan download? software minimarket?/Software Toko?jika ingin mencoba,?bila?ada pertanyaan yang kurang jelas bisa hubungi admin?softwaretoko.net?Kami?via Phone/SMS/WA/Line:?082322522453 /?082391280137.