Tangani Keluhan Pelanggan Anda dengan Baik

Keluhan adalah Pernyataan atau Ungkapan Kekurang Puasan terhadap sebuah produk dan jasa yang Anda miliki, diungkapkan secara Lisan atau Tulisan, dilakukan oleh Pelanggan Internal maupun Eksternal. ?Jelas bahwa Pelayanan Pelanggan adalah proses yang cukup Berdampak jika tidak dilakukan dengan maksimal dan seksama.

Jika Pelanggan Anda adalah Tim Departemen yang berbeda, maka akan menjadi sebuah Friksi atau Konflik Internal pada waktunya nanti.? Dan jika Pelanggan Anda adalah pihak Eksternal maka akan berpengaruh pada Brand Image Perusahaan.

 

Berikut Cara Menangani Keluhan Pelanggan dengan Baik

Sediakan Form untuk Keluhan

Demi Proses Pelayanan Keluhan Pelanggan dapat terwujud dengan Baik dan Benar, maka Manajemen perlu menyediakan sebuah Standar Format Keluhan yang diketahui oleh seluruh pihak terkait, mulai dari Frontliner sampai dengan Manajemen Senior.? Pelayanan Pelanggan merupakan bagian yang terintegrasi dalam Manajemen Strategi dan tidak dapat dikesampingkan, terlebih dengan Kompetisi Pasar yang makin Tinggi.

 

Buat Pendekatan Umum dalam Penanganan Keluhan Pelanggan

Pastikan setiap orang dalam Perusahaan memiliki Cara Pandang yang sama tentang Pengertian dan Definisi Pelanggan, sehingga pelayanan pelanggan menjadi bagian dari Nilai dan Budaya Perusahaan.? Manajemen Senior berperan dan bertanggung jawab besar terhadap Kepuasan Pelanggan, sehingga tak dapat dipungkiri sebutan Pelanggan adalah Raja, dan Layanilah dengan Seksama.

Evaluasi Kepuasan Pelanggan

Pastikan Pelanggan merasa mendapatkan Kepuasan dengan Pelayanan Keluhan mereka tempo hari dan masih menjadi Pelanggan Setia bagi Organisasi Anda.? Hal ini dapat dilakukan beberapa minggu kemudian, sebagai bagian dari Evaluasi Kepuasan Pelayanan Keluhan Pelanggan.

Analisa Keluhan Pelanggan dengan Seksama

Ketika terjadi Keluhan Pelanggan, maka disinilah Kesempatan Anda dalam Manajemen untuk melakukan Analisa Kedua mengenai Proses dan Prosedur Pelayanan Pelanggan atau Customer Service.? Sikap dan Perilaku Tim Terdepan dalam Pelayanan Pelanggan ini harus mencerminkan Profesionalisme dan Sikap Empati.? Lebih jauh tentang Perilaku Pelayanan Pelanggan dapat dilihat dari berbagai sumber mengenai?Perilaku Wajib seorang Frontliner.

 

Bangunlah Tanggung Jawab

Frontliner Perusahaan Anda harus diberdayakan dalam mengambil Tindakan Pelayanan Keluhan Pelanggan khususnya, sehingga dapat terselesaikan dengan Cepat dan Akurat.? Pelanggan perlu dijelaskan dengan siapa mereka akan berhubungan mengenai Keluhan tersebut dan harus diberikan pengertian Berapa Lama Waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan Keluhannya.? Dalam?Manajemen Strategi, Kesederhanaan adalah Kunci Sukses, maka dalam Pelayanan Pelanggan pun Anda tidak perlu membolak-balik Pelanggan Anda dari satu meja ke meja lainnya.

 

Penyelesaian Keluhan Pelanggan

Selesaikan segera setiap Masalah Keluhan Pelanggan tanpa harus mencari Kompensasi, Menunggu Negosiasi dan lainnya.? Hubungi Pelanggan dalam Interval Waktu yang telah disepakati, sehingga permasalahan keluhan tidak bertele-tele.? Penyelesaian Keluhan Pelanggan dilakukan Lebih Cepat untuk hasil Lebih Baik.

 

Tindakan Perbaikan Internal

Selain tindakan pelayanan keluhan, perlu pula Anda analisa secara Internal apakah diperlukan Tindakan Korektif terhadap Personal terkait, Prosedur dan Proses Kerja atau lainnya.? Jika pelatihan internal harus dilakukan maka segera persiapkan demi menghindari dan menghadapi potensi masalah yang akan datang.

 

Analisa Keluhan Pelanggan secara Periodik

Form yang telah direkapitulasi dari semua Keluhan Pelanggan, harus dianalisa dan dijadikan sebuah arsip yang perlu dilaporkan kepada Manajemen Senior secara Periodik.? Analisa mengenai Keluhan Pelanggan ini akan menjadi sebuah?Quality Improvement?dalam Jangka Panjang.

 

Sekian penjelasan?tentang artikel tentang Tangani Keluhan Pelanggan Anda dengan Baik?dari Kami. Semoga Anda dapat memahami apa yang diinginkan oleh Pelanggan Anda dan juga cepat tanggap dalam?menangani keluhan Pelanggan.